Informace o zpracování osobních údajů stážistů

1. Úvodní informace: Hlásíte se do mezinárodního programu stáží neziskové organizace IAESTE A.s.b.l., která působí ve více než 80 zemích světa (dále jen „IAESTE“). IAESTE je tvořena sítí národních partnerských organizací a je založena na práci dobrovolníků.  Za účelem zajištění možnosti Vaší účasti na zahraniční stáži bude česká pobočka IAESTE, IAESTE Czech Republic zpracovávat některé Vaše osobní údaje. Zpracování osobních údajů potenciálních stážistů a stážistů probíhá v souladu s obecně závaznými právními předpisy, zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady č. 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“).  

2. Správce: Správcem Vašich osobních údajů bude mezinárodní, nevládní, nepolitická a nezisková organizace IAESTE Czech Republic, se sídlem Zikova 1903/2, Dejvice, 160 00 Praha 6, IČO: 005 40 293, zapsaná jako mezinárodní nevládní organizace v rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl L, vložka 63 (dále jen „IAESTE CZ“, nebo „my“). Se svými dotazy ohledně zpracování a ochrany osobních údajů se u IAESTE CZ můžete obracet na [email protected].

3. Účely zpracování: Vaše osobní údaje budou zpracovávány pro následující účely:

• Vaše registrace u IAESTE CZ a potvrzení podmínek pro účast na mezinárodním programu stáží IAESTE CZ, a to na základě čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR;

• zajištění možnosti Vaší účasti na stáži, a to na základě čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR;

• dodržování právních povinností IAESTE CZ podle obecně závazných právních předpisů, a to na základě čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR);

• ochrana práv, oprávněných zájmů a majetku IAESTE CZ, zejména schopnosti IAESTE CZ doložit, že řádně plnila své smluvní povinnosti, a to na základě čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR;

• zasílání informací o našich nabídkách, novinkách, akcích a událostech (newslettery a jiné informace), a to na základě čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR;

• pokud nám k tomu udělíte souhlas, můžeme Vaše osobní údaje zpracovávat též pro účely uvedené v takovém souhlasu, a to na základě čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR).

4. Dobrovolnost zpracování: Podle žádného obecně závazného právního předpisu nemáte povinnost poskytnout nám své osobní údaje. Zpracování Vašich osobních údajů je nicméně nezbytné pro Vaši účast ve výběrovém řízení a na případné následné stáži v rámci programu s IAESTE CZ. Pokud nám své osobní údaje neposkytnete, není Vaše účast na programu možná.  

5. Rozsah zpracování: VašeOsobní údaje budou zpracovány v rozsahu poskytnutém v rámci Vaší registrace u IAESTE CZ a v přihlášce do programu stáže. IAESTE CZ může za účelem zajištění Vaší účasti na zahraniční stáži zpracovávat i jiné údaje, které souvisí s Vaším zahraničním pobytem. Lze shrnout, že IAESTE CZ bude zpracovávat:

• Vaše identifikační a kontaktní údaje (např. jméno a příjmení, datum a místo narození, adresa trvalého bydliště, telefon, e-mailová adresa, pohlaví, číslo pasu nebo občanského průkazu a datum a místo vystavení tohoto pasu nebo občanského průkazu, číslo bankovního účtu a státní občanství);

• Vaše popisné údaje (např. univerzita a studovaná/absolvovaná fakulta včetně specializace studia, jazyková vybavenost);

• Informace o stáži (např. místo a termín konání stáže, o Vašem zaměstnavateli v rámci stáže, vyhodnocení stáže Vámi a zaměstnavatelem);

• Další údaje, které nám poskytnete.Pokud poskytnete IAESTE CZ údaje o Vašem zdravotním stavu nebo kopii Vašeho osobního dokladu, požádáme Vás o udělení písemného souhlasu s jejich zpracováním.

6. Způsob zpracování osobních údajů: Vaše osobní údaje budeme zpracovávat manuálně i s využitím výpočetní techniky v elektronické podobě.

7. Příjemci osobních údajů: Při zajišťování Vašeho zahraničního pobytu budeme úzce spolupracovat s příslušnou partnerskou organizací IAESTE v hostitelské zemi. Osobní údaje budeme předávat i Vašemu zaměstnavateli v rámci stáže. V případě potřeby pak můžeme rovněž v nezbytném rozsahu předávat osobní údaje Vaší univerzitě či úřadům hostitelské země pro vyřízení víza nebo jiných nezbytných povolení. Tito příjemci budou Vaše osobní údaje zpracovávat nezávisle na nás jako samostatní správci. Informace o Vás dále budeme předávat osobám, které pro nás zpracovávají osobní údaje jako naši zpracovatelé (např. účetní, daňoví či právní poradci, poskytovatelé a správci IT systémů). Na žádost Vám poskytneme aktuální seznam našich zpracovatelů. Vaše osobní údaje mohou být konečně sdíleny v rámci organizace IAESTE pro vnitřní administrativní účely.

8. Předávání osobních údajů do třetích zemí: Při zpracování Vašich osobních údajů bude docházet k jejich předávání do hostitelské země, do které máte zájem vycestovat, a dále mezinárodní organizaci IAESTE.IAESTE CZvyvine úsilí, které po ní lze rozumně požadovat, aby bylo zajištěno bezpečné předání osobních údajů a jejich důvěrnost. IAESTE CZ Vás nicméně upozorňuje a Vy berete na vědomí, že pokud máte zájem vycestovat do země(a) mimo Evropskou unii či Evropský hospodářský prostor a (b) ve vztahu, ke které neexistuje rozhodnutí Evropské komise podle čl. 45 odst. 3 GDPR, budou Vaše osobní údaje předány příslušnému příjemci v hostitelské zemi i v případě, že nejsou poskytovány vhodné záruky podle čl. 46 GDPR, a nelze tedy zaručit řádnou a odpovídající ochranu předávaných osobních údajů.

9. Doba zpracování:Vaše osobní údaje budeme zpracovávat pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelu jejich zpracování. Pokud jsou osobní údaje používány současně pro více různých účelů zpracování, budeme je zpracovávat, dokud neodpadne účel s delší dobou zpracování. K účelu s kratší dobou zpracování je však přestaneme používat, jakmile tato doba uplyne. IAESTE CZ používá následující kritéria pro stanovení doby zpracování osobních údajů stážistů:

• k účelu registrace u IAESTE CZ budou Vaše osobní údaje zpracovávány do ukončení takové registrace;

• k účelu plnění našich povinností a výkonu našich práv podle ujednání s Vámi budou Vaše osobní údaje zpracovávány do zániku našich vzájemných závazků;

• k účelu dodržování našich právních povinností podle obecně závazných právních předpisů budou Vaše osobní údaje zpracovávány po dobu trvání příslušné právní povinnosti;

• k účelu ochrany našich práv, oprávněných zájmů a majetku budou Vaše osobní údaje zpracovávány po dobu trvání příslušného chráněného zájmu. Nestanovíme-li kratší dobu zpracování, doba trvání příslušného chráněného zájmu nepřesáhne 5 kalendářních let následujících po zániku našich vzájemných závazků. V případě zahájení a trvání soudního, správního nebo jiného řízení, ve kterém budou řešeny naše práva či povinnosti vůči Vám, však zpracování neskončí před ukončením takového řízení;

• k zasílání informací o našich nabídkách, novinkách, událostech budeme Vaše osobní údaje zpracovávat až do doby, kdy vyjádříte svůj nesouhlas s takovým zpracováním;

• osobní údaje zpracovávané na základě Vašeho souhlasu budeme zpracovávat do doby, než udělený souhlas odvoláte, nestanovíme-li kratší dobu zpracování.

Nejpozději do konce kalendářního čtvrtletí následujícího po uplynutí doby zpracování budou osobní údaje, u kterých pominul účel jejich zpracování, nevratně anonymizovány či zlikvidovány (skartací nebo jiným způsobem, který zajistí, že se s osobními údaji nebudou moci seznámit neoprávněné osoby).

10. Vaše práva:V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů máte níže uvedená práva. Na výkon těchto práv se nicméně vztahují určité výjimky, a proto je nebude možné uplatnit ve všech situacích. V případě, že uplatníte Vaše práva a Vaše žádost bude shledána oprávněnou, přijmeme požadovaná opatření bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce (v důvodných případech lze tuto lhůtu prodloužit až o další dva měsíce).

Právo na přístup k osobním údajům

• Máte právo na přístup k Vašim osobním údajům zpracovávaným IAESTE CZ.

Právo na opravu

• Můžete nás požádat o opravu nepřesných osobních údajů.

Právo na výmaz

• Můžete nás požádat o výmaz zpracovávaných osobních údajů; a to za podmínek uvedených v článku 17 GDPR. V případě oprávněné žádosti přijmeme přiměřené kroky k tomu, abychom informovali též ostatní správce, kteří tyto údaje zpracovávají, o tom, že jste uplatnili právo na výmaz.

Právo odvolat souhlas

• Pokud je zpracování osobních údajů založeno na Vašem souhlasu, můžete takový souhlas kdykoli odvolat a zabránit tak dalšímu zpracování pro účel uvedený v daném souhlasu. Odvoláním souhlasu nicméně není dotčena zákonnost zpracování v období před jeho odvoláním.

Právo vznést námitku

• Pokud zpracováváme Vaše osobní údaje na základě oprávněných zájmů IAESTE CZ, máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás týkají.

Právo na omezení zpracování

• V určitých případech můžete požadovat, abychom omezili prováděné zpracování (např. do doby vyřešení Vašich námitek).

Právo na přenositelnost údajů

• Můžete nás požádat, abychom Vám či třetí osobě předali osobní údaje, které o Vás zpracováváme v elektronické podobě na základě smlouvy či Vašeho souhlasu.

Právo vznést stížnost

• Pokud se domníváte, že Vaše osobní údaje jsou zpracovávány v rozporu s právními předpisy, obraťte se prosím na nás a my neprodleně odstraníme závadný stav. Tím není dotčena Vaše možnost podat stížnost přímo u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

11. Aktuálnost údajů: Prosím sdělujteIAESTE CZ pouze přesné, pravdivé a aktuální informace. Pokud zjistíte, že informace, které o Vás zpracováváme, jsou nepřesné, nepravdivé či neaktuální, informujte nás a my zjednáme nápravu.